Dùng RingCentral để trao đổi nội bộ doanh nghiệp

Trao đổi nội bộ doanh nghiệp chính là sức sống của doanh nghiệp đó. Giống như mạch máu mang ô-xi đi khắp cơ thể, việc trao đổi cũng mang thông tin tới các bộ phận khác nhau. Để sự phối hợp và xử lý được thông suốt và đầy đủ. Việc sử dụng công cụ để tối ưu sự trao đổi là vấn đề quan trọng của mỗi doanh nghiệp.

1. Gọi điện thoại:
   • Ưu điểm: Nhanh, trực tiếp trao đổi nội dung với cá nhân cụ thể
   • Nhược điểm: Chỉ có trao đổi 1-1 cục bộ, cả nhóm sẽ khó nắm bắt thông tin. Không có tính lưu vết, dễ bị quên tác vụ.
2. Email:
   • Ưu điểm: Gửi nhóm đầy đủ, mang tính lưu vết chính thống nhất
   • Nhược điểm: Thời gian xử lý của email chậm, thường mất vài phút gửi và nhận. Không biết được thành viên đã đọc email hay chưa.
3. OTT: Là xu thế của trao đổi nội bộ doanh nghiệp. Mang đầy đủ những ưu việt được nêu trên. Lần này mình xin giới thiệu giải pháp của RingCentral một ứng dụng đa nền tảng thú vị.
   

Trao đổi nội bộ doanh nghiệp với RingCentral

Khởi đầu với tên gọi Glip, và mới được update lại theo giải pháp tổng thể là RingCentral. Ứng dụng trao đổi nhóm mà theo mình là đầy đủ nhất hiện nay. RingCentral có cả tính phí và bản miễn phí, và với một doanh nghiệp cỡ dưới 20 nhân sự thì bản miễn phí dùng vẫn ổn.

Menu chính của RingCentral

Dashboard

Màn hình mặc định khi mở ứng dụng. Dashboard sẽ hiển thị đầy đủ tác vụ, sự kiện liên quan đến cá nhân đó.

Task

Đây chính là lí do mình thích RingCentral. Mục Quản lý nhiệm vụ của RingCentral cực kỳ hữu ích cho doanh nghiệp. Trưởng nhóm có thể phân việc, theo dõi tiến độ, kiểm tra đôn đốc cá nhân / nhóm làm nhiệm vụ.

Calendar

Hiển thị lịch các sự kiện và deadline của nhiệm vụ. Người sử dụng sẽ kiểm soát được các tác vụ cần thực hiện, để có kế hoạch làm việc tối ưu nhất.

Files

Kho lưu trữ các tệp thông tin được trao đổi trong RingCentral. Bạn sẽ dễ dàng tìm lại các file đã gửi / nhận, các file theo dự án, theo nhóm.

More actions

Đúng với tên gọi “RingCentral”, RingCentral là ứng dụng đáp ứng gần như tất cả tác vụ (all-in-one). Ở mục này người sử dụng tìm các đường link đã gửi, các bản ghi chú, và đặc biệt tích hợp với các ứng dụng bên thứ 3 khác. Bạn có thể đính kèm file ở Dropbox, file ở Google Drive sau khi tích hợp với 2 ứng dụng này vào RingCentral. Ngoài ra là vô số ứng dụng phổ biến khác.

Các dạng trao đổi

People

Các liên hệ của bạn. Trao đổi dạng 1-1

Teams

Team là kiểu liên hệ theo dạng phòng / ban. Doanh nghiệp có thể thiết lập các phòng chuyên biệt cho mình.

Groups

Đây là các nhóm trao đổi. Có thể được phân theo dự án hoặc trao đổi nội bộ của Team được tạo ở trên.

Kết luận

RingCentral là ứng dụng trao đổi nội bộ doanh nghiệp rất hoàn thiện. Và còn tích hợp thêm nhiều tính năng trong tương lai. Mình sử dụng bản dùng thử từ 2015 và tới nay thấy có nhiều cải tiến thêm. Rất đáng để doanh nghiệp áp dụng thử, nhằm nắm được khái niệm trao đổi nội bộ quan trọng thế nào trong vận hành đơn vị mình.

Chống chỉ định: Với các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam hoặc doanh nghiệp đặc biệt chú trọng tới vấn đề bảo vệ thông tin, RingCentral lại chưa phù hợp. Chỉ nên sử dụng Karo cho các trường hợp này. Nghe thì có vẻ quảng cáo, nhưng ứng dụng Karo được mã hoá bảo mật và có server đặt tại Vinaphone, đảm bảo chất lượng đường truyền tốt hơn.